Publicado por Juliana Brito
- Os impactos do tempo de contratação na produtividade
- A importância em otimizar os processos de contratação
- O que prejudica a agilidade no processo de contratação?
- Como otimizar o tempo de contratação?
Quando se trata da admissão de um colaborador, o tempo de contratação pode ser fator decisivo para a produtividade da empresa.
A área de Recursos Humanos é responsável por encontrar o candidato ideal e, junto ao Departamento Pessoal, formalizar sua contratação. Para isso, é necessário que os processos sejam gerenciados de forma ágil e eficiente.
Embora o tempo seja um aliado, ele também pode ser limitante para a contratação, especialmente quando os processos não estão bem alinhados.
Por isso, o RH precisa ser capaz de encontrar o equilíbrio entre a rapidez dos processos e a qualidade da seleção. Nesse artigo, você vai compreender como a admissão lenta pode afetar a empresa e como aplicar melhorias no processo de contratação. Boa leitura!
1. Os impactos do tempo de contratação na produtividade
O tempo de contratação pode ter efeito significativo na produtividade de uma empresa. O processo de admissão, quando feito adequadamente, preenche lacunas na equipe e mantém a produtividade em alta, evitando que a carga de trabalho seja transferida para os outros funcionários.
Além disso, buscar por meios de contratação mais eficientes evita diversos outros transtornos, como você confere a seguir.
1.1 – Tempo de preenchimento da vaga
O conhecido time to fill (em português, tempo de preenchimento da vaga), ou SLA, é uma importante métrica que mensura o tempo necessário para preencher uma vaga aberta na empresa.
Ele ajuda o RH e o Departamento Pessoal a avaliarem se os processos de contratação estão acompanhando o crescimento da empresa. Dessa forma, garante-se que colaboradores sejam contratados para preencher as vagas disponíveis, evitando desgastes na operação.
Um processo ágil de preenchimento de vaga pode indicar maior eficiência nas contratações, enquanto a demora na admissão de colaboradores, geralmente causado por falhas no processo de seleção, pode ter repercussão negativa no crescimento da empresa.
1.2 – Baixo engajamento
A contratação lenta pode causar insegurança no candidato, gerando impressões negativas quanto a organização. Já um processo rápido pode trazer uma experiência para o futuro colaborador. O processo de contratação rápido pode fazer toda a diferença na experiência do candidato.
1.3 – Atrasos no processo de integração
Conhecido nas empresas como onboarding, esse processo é essencial para receber novos colaboradores. Por meio dele, é possível estabelecer a adaptação gradual com as atividades, as ferramentas e a equipe, além de proporcionar uma boa recepção ao funcionário recém-contratado.
Quando o processo de onboarding é mal executado, pode resultar num colaborador que não compreende adequadamente suas funções, sente dificuldades para se integrar à equipe e acaba não contribuindo para o crescimento da empresa.
1.4 – Demora no tempo de adaptação
Identificado nas empresas como rampagem, esse termo se refere ao processo de adaptação do novo colaborador à atual realidade profissional.
Após o período de adaptação, o funcionário passa pela etapa de familiarização com a companhia, suas técnicas e ferramentas, o que é conhecido como ramp-up. Esse período é imprescindível, porque é nele que o colaborador começa a desenvolver seu potencial produtivo, entregando os primeiros resultados.
Quando há atrasos no processo de ramp-up, consequentemente temos a demora no tempo de adaptação, o que torna os processos de integração mais críticos, prejudicando o fluxo de trabalho.
2. A importância em otimizar os processos de contratação
Como vimos até aqui, são diversas as consequências enfrentadas pela companhia quando os processos de admissão não estão bem estabelecidos.
É fundamental trabalhar na sua otimização para que a empresa possa recrutar talentos de forma eficiente e eficaz, sem criar uma experiência negativa nas pessoas que já são pré-colaboradoras.
A admissão de pessoas, quando feita de maneira ágil, evita custos adicionais com horas extras e retrabalho, diminuição de turnover e aumento na retenção de talentos.
Percebe-se, então, que o tempo de contratação é importante tanto para quem já está na empresa como para quem ainda vai entrar. No primeiro caso, evita sobrecargas, garante a eficiência das equipes e, no geral, aumenta o bem-estar coletivo e diminui os níveis de estresse. Para quem vai entrar, uma contratação ágil constrói uma fundação sólida e muito positiva com o novo colaborador.
Em uma perspectiva ainda maior, quando bem estruturadas, as etapas da admissão também contribuem para a construção de uma imagem positiva da empresa perante o mercado e os concorrentes, ampliando sua capacidade de atrair novos candidatos e também clientes.
3. O que prejudica a agilidade no processo de contratação?
Ficou claro, então, que diminuir o tempo de contratação na sua empresa pode se tornar uma estratégia muito valiosa. Mas antes disso, é preciso encontrar os gargalos que estão tornando o processo moroso.
Não existe uma única resposta para essa questão, já que isso varia muito de empresa para empresa. Mas existem padrões e comportamentos coletivos que são vistos em muitas companhias e podem prejudicar o processo. É preciso entender a realidade dentro da sua empresa para identificar quais são esses gargalos. Resolvê-los, então, se torna outro ponto.
Uma alternativa para avaliar o que pode estar prejudicando a eficiência do seu processo de contratação é analisá-lo cuidadosamente do início ao fim. Investigue minuciosamente com a sua equipe quais são as etapas e como exatamente elas se desenrolam.
Com esse processo, você poderá identificar se é, por exemplo, uma questão de burocracia e excesso de ajustes, falhas de comunicação entre gestores e RH, divulgação ineficiente ou incorreta da vaga, falta de atratividade da empresa ou da oportunidade, etc.
Se você suspeita que o problema é a morosidade, por exemplo, foque seus questionamentos nesse ponto. A partir do momento em que é comunicada a necessidade de uma contratação, o que acontece? O processo conta com quantas etapas? Quais delas são realmente úteis, quais poderiam ser removidas ou misturadas? Com que frequência certas etapas precisam ser refeitas e o que causa isso? Quanto tempo é necessário investir em cada uma das partes da contratação?
Com essas informações e um olhar dedicado, é possível encontrar as questões e removê-los. Para isso, existem diversas alternativas. Listamos algumas das estratégias que você pode aplicar no tópico abaixo.
4. Como otimizar o tempo de contratação?
Devido à natureza burocrática, o processo de admissão muitas vezes é demorado e pode afetar todos os setores da empresa. Para saber como evitar esses impactos e otimizar a contratação, confira algumas dicas abaixo!
4.1 – Avalie se a vaga é atraente
Apesar de óbvio, esse deve ser o primeiro passo. Mesmo que você tenha ao seu lado processos robustos, serviços ágeis e um ótimo alinhamento com os gestores da vaga, se ela não for atraente, vai ser muito mais difícil preenchê-la.
Assim, avalie os benefícios e diferenciais que sua empresa oferece e compare com o resto do mercado. Essa é uma ótima maneira de entender se a vaga está atraente ou não.
4.2 – A tecnologia é sua aliada
Uma das principais aliadas na otimização do tempo de contratação é a tecnologia. Seja na divulgação da vaga, na seleção dos candidatos ou na efetivação do colaborador, ela oferece meios de automatizar os processos.
Vale a pena buscar por essas soluções e compreender como elas podem agilizar o seu processo. Plataformas de contratação, por exemplo, ajudam a anunciar a vaga e filtrar candidatos. Algumas também fazem testes de pré-seleção, além de oferecerem a visibilidade completa do processo.
Além de tecnologias voltadas para o processo de seleção, existem outros recursos on-line focados na admissão digital ou remota dos colaboradores, facilitando e agilizando desde a assinatura até o recebimento de contratos e da carteira de trabalho. Outras plataformas são importantes para autenticação de documentos como a carteira de trabalho.
Dedique um tempo para buscar essas soluções e avaliar como elas podem ajudar os processos seletivos da sua empresa.
4.3 – Divulgue bem a vaga
Indo na mesma vertente da dica anterior, de nada adianta utilizar as ferramentas digitais se a sua vaga não tiver uma boa divulgação.
Pensando nisso, faça uma boa descrição da empresa, mostrando por que essa oportunidade de trabalho é tão atraente. Com isso, o candidato saberá logo de início se essa empresa é interessante para ele ou não, já eliminando possíveis aplicações que não tenham fit cultural.
Tenha também um job description bem estruturado. Para isso, inclua o que é esperado de soft e hard skills do colaborador, como é o dia a dia dessa vaga, quais serão suas responsabilidades, em quais tipos de projeto ele poderá se envolver etc.
Lembre-se que, da mesma maneira que sua empresa está avaliando candidatos, os candidatos estão avaliando sua empresa desde o momento em que tomam conhecimento da vaga.
4.4 – Processos bem definidos para formalizar a admissão
A formalização da admissão pode acontecer de forma lenta, principalmente se as etapas internas para a conclusão da contratação não estiverem bem definidas.
Ter um processo de contratação estruturado, principalmente com critérios bem definidos, ajuda a evitar falhas e atrasos, melhorando a eficiência da empresa como um todo, e acelera o início efetivo do contratado, liberando a equipe de uma sobrecarga de tarefas para retomar os bons índices de produtividade mais rápido.
4.5 – Alinhe o perfil com o gestor da vaga
Para garantir agilidade no processo de contratação, o ideal é evitar a refação de etapas. Retrabalho são processos que geram um desgaste de tempo e energia muito grande. E com frequência são causados por falhas na comunicação entre as diferentes partes envolvidas no processo de contratação.
Imagine o seguinte cenário: você e sua equipe conversam com o gestor de uma vaga; fazem uma análise e levantamento de perfil; selecionam os candidatos após olhar todas as aplicações e então as enviam para o gestor. Então, vocês descobrem que ele não se interessou pelas aplicações selecionadas porque estava em busca de algo diferente.
Quanto tempo seria poupado se não houvesse a necessidade de refazer essa etapa de pré-seleção de candidatos? Esse é o problema do retrabalho: além de demandar muito tempo, é geralmente muito frustrante.
Pensando nisso, uma estratégia importante é fazer um bom alinhamento de perfil com o gestor da vaga. Se sua equipe souber com mais clareza quais características buscar em um candidato, poderá apresentar opções muito mais adequadas às necessidades do gestor, agilizando o processo e diminuindo a necessidade de retrabalho.
4.6 – Onboarding
Para garantir que o novo colaborador se integre rapidamente à cultura da empresa, a aplicação do onboarding é essencial.
Seu objetivo é oferecer todas as informações e orientações necessárias para que o funcionário possa compreender como funciona a companhia e tudo o que for inerente à nova rotina. Dessa forma, a experiência do novato será mais positiva e satisfatória.
4.7 – Automação
Por fim, aposte no uso de ferramentas de automação. Com o avanço da tecnologia e das inteligências artificiais, hoje é possível contar com softwares, sites e aplicativos que geram economia de tempo e investimentos, e aumentam a eficiência de todo o processo de recrutamento e seleção.
Ferramentas de admissão, gestão de dados e comunicação interna oferecem meios de gerenciar as contratações em tempo real, recebendo e validando documentos e assinaturas de forma remota, podem ser integradas ao eSocial e ainda têm armazenamento em nuvem para maior segurança e comodidade.
O processo de admissão é apenas o começo da relação entre a organização e os colaboradores contratados. Portanto, é sempre bom iniciar de forma positiva, pois isso pode ditar o tom de toda a parceria e influenciar seu sucesso e longevidade.
O primeiro passo para melhorar o tempo de contratação e evitar uma admissão lenta é saber como esses problemas podem afetar a produtividade da sua empresa. Agora que você já conhece as principais formas de otimizar seus processos, pode começar a ajustar a sua estratégia.
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